Seperti yang kita ketahui, setelah musim haji di 2025, terdapat persyaratan tambahan untuk penerbitan visa umroh berkaitan dengan akomodasi. Jika kamu datang ke Arab Saudi menggunakan visa umroh, kamu harus memesan atau booking kamar di hotel yang berlisensi. Tidak hanya itu, pesananmu itu harus melalui proses approval oleh pihak hotel.
Bagi kamu yang berencana umroh mandiri dan ingin memesan akomodasi hotel di aplikasi OTA (seperti Agoda, Trip.com atau Traveloka). Sekarang tugasmu akan bertambah, yaitu tugas menghubungi pihak hotel untuk menyetujui (approve) pesanan kamarmu di properti mereka.
Memang, ada beberapa hotel yang sangat cepat dalam memproses approval agreement ini, bahkan ada hotel yang melakukan approval tanpa kamu hubungi. Namun, tidak ada salahnya untuk tetap menghubungi hotel untuk mempercepat proses approval ini sehingga visa umrohmu cepat terbit.
Berikut ini beberapa cara mudah menghubungi pihak hotel untuk keperluan approval visa umroh. Ini berlaku ketika kamu booking atau pesan kamar hotel dari platform OTA.
Permintaan Bantuan via Email
Kirim email adalah cara yang paling umum digunakan dan menurut saya paling mudah. Mudah karena informasi kontak email dari hotel bisa didapatkan dengan mudah. Sayangnya, respon beberapa hotel ketika di hubungi via email cenderung lambat sehingga berpotensi menunda proses approval.
Cara paling mudah dan cepat untuk mendapatkan informasi kontak email dari hotel bisa didapatkan dengan mencari via Google. Namun pastikan informasi email ini kamu dapatkan hanya dari website resmi hotel atau halaman sosial media resmi mereka. Ini untuk menghindari praktek scam atau penipuan.
Jika kamu tidak menemukan informasi email ini di Google, atau kurang yakin dengan alamat email yang kamu dapatkan karena berasal dari sumber yang kurang terpercaya. Maka kamu bisa mendapatkan informasi ini di dalam platform OTA dimana kamu melakukan booking kamar hotel.
Sebagai contoh, saat melakukan booking hotel di Mekkah aku menggunakan layanan dari platform Agoda. Setelah melakukan booking kamar, maka Agoda Customer Service akan mengirimkan email konfirmasi. Di dalam email itu terdapat informasi alamat email untuk menghubungi hotel, yang pastinya email resmi dan valid milik hotel.
Hubungi Hotel via Whatsapp
Menghubungi hotel via nomor Whatsapp adalah salah satu metode untuk menghubungi hotel yang paling efektif dan efiesien menurutku. Karena menggunakan aplikasi perpesanan yang sudah ada di ponsel kita, serta respon yang didapat juga lebih cepat dibandingkan dengan menghubungi via email.
Seperti yang kita tahu, aplikasi WA ini sangat populer di Indonesia. Dan ternyata, aplikasi Whatsapp juga populer di Arab Saudi. Alhamdulillah, semua nomor telepon hotel-hotel yang saya gunakan di Mekkah dan Madinah sudah terhubung dengan Whatsapp sehingga saya tinggal mengirim pesan ke mereka.
Dimana untuk mendapatkan nomor telepon Whatsapp yang terhubung dengan Whatsapp? Aku sendiri mendapatkan nomor ini dari halaman booking setelah selesai melakukan booking kamar melalui aplikasi Agoda. Oh iya, jangan sampai salah nomor telepon di Arab Saudi diawali dengan +966.
Buat kamu yang belum booking kamar, tapi ingin tanya-tanya ke pihak hotel tentang approval agreement visa atau tentang hal lain. Kamu juga bisa mendapatkan nomornya dengan mencarinya di website atau sosial media resmi milik hotel. Tapi, tetap hati-hati jangan mengambil nomor dari sumber yang tidak jelas agar terhindar dari scam.
Berikut ini adalah contoh nomor hotel yang aku dapatkan dari halaman booking dan sudah terhubung dengan Whatsapp.
Menghubungi via Fitur Chat Property
Ini adalah fitur yang sangat membantu untuk menghubungi property atau hotel. Kamu bisa langsung menghubungi pihak hotel langsung tanpa perlu meninggalkan website atau aplikasi OTA tersebut.
Setelah saya coba pada beberapa platform OTA, respon mereka melalui fitur chat ini sedikit lebih cepat dari email. Tapi menurutku, cepat atau tidaknya, tergantung dari staff hotel yang memegang role ini, seperti bagian reception atau reservation. Cuman setidaknya lebih memudahkan kita, karena tidak perlu cek inbox email lagi.
Sayangnya, tidak semua platform OTA mempunyai fitur ini. Saat ini yang sudah saya coba sendiri adalah fitur chat dari platform Agoda dan satu platform lainnya.
Berikut ini adalah contoh fitur chat yang saya manfaatkan untuk menghubungi pihak hotel untuk menanyakan perihal approval agreement visa umroh.
Menghubungi Hotel via Nomor Telepon
Sebenarnya ini adalah cara paling cepat dan sat set untuk menghubungi hotel, tanpa perlu menunggu respon seperti saat menghubungi melalui email, Whatsapp dan fitur chat yang terkadang membuat kita menunggu lama. Tinggal sediakan pulsa untuk panggilan internasional dan cari nomor telepon resmi hotel, dan dapatkan respon seketika.
Masalahnya, tidak semua orang bisa fasih berbahasa Arab atau Inggris. Jika memaksa melakukan panggilan telepon ke pihak hotel tanpa disertai kemampuan bahasa Arab/Inggris yang mumpuni, yang ada malah salah paham dan tidak ada solusi yang didapatkan.
Untuk mendapatkan nomor ini sama seperti kita mencari nomor Whatsapp. Bisa didapatkan di website resmi, sosial media atau halaman booking saat kita selesai memesan kamar.
Contoh Kalimat untuk Meminta Approval Hotel
Setelah mendapatkan nomor kontak baik nomor telepon, Whatsapp atau email kamu bisa langsung membuka percakapan dengan pihak hotel. Kamu bisa gunakan Bahasa Inggris atau Bahasa Arab (jika bisa), karena sebagian besar staf hotel bisa berkomunikasi dengan Bahasa Inggris.
1. Untuk meminta bantuan approval agreement
Berikut ini adalah contoh kalimat percakapan yang aku gunakan untuk menanyakan perihal permohonan approval agreement via email. Namun bisa juga untuk percakapan via Whatsapp, ata fitur chat property (jika ada).
Contoh pertanyaan via email sebelum booking kamar:
“Dear [Hotel Name] Reservation Team,
I am planning to stay at your property during my upcoming Umrah trip and would like to clarify a few points before making a reservation:
1. Could you please confirm whether your property is registered on the Nusuk platform? If so, may I know your Hotel name or Nusuk ID as listed there?
2. In case I book a room at your property via the OTA platform (Booking.com/Trip.com/Agoda), would you be able to assist me with the approval agreement process required for Umrah visa issuance?
3. Will you be able to recognize and support my booking if it is made through (Booking.com/Trip.com/Agoda)?
Your confirmation will be very helpful for me to proceed with the booking.
Thank you.“
Contoh pertanyaan via email setelah booking kamar:
“Dear [Hotel Name],
I have booked a room at your hotel for my upcoming Umrah trip, and I would like to kindly request your assistance in approving the agreement required for issuing my Umrah visa.
Could you please advise me on the necessary steps I should follow to complete this process?
Your guidance will be greatly appreciated. “
Ketika menjawab pesan seperti ini umumnya hotel akan memberikan beberapa syarat approval seperti pesananmu harus sudah terkonfirmasi dan terbayar (bukan bayar nanti, atau bayar di properti).
Kamu juga akan diminta oleh pihak hotel untuk memberikan agreement number dari Nusuk app. Jadi, maksud Nusuk disini adalah platform Nusuk Masar yang hanya bisa di akses oleh syarikah/muassasah sebagai provider visa. Bukan Nusuk untuk pengguna umum yang biasanya digunakan untuk booking jadwal masuk Raudhah di Masjid Nabawi.
Jadi, yang bisa mengeluarkan agreement number ini hanya syarikah ketika dalam proses pengajuan visa. Setelah mendapatkan agreement number dari syarikah, kamu bisa menginformasikannya ke pihak hotel untuk disetujui.
2. Meminta informasi menginap bersama anak kecil
Kemudian, ada beberapa orang yang menanyakan bagaimana jika mereka menginap dengan anak kecil yang tidak bisa pisah kamar dengan orang tua. Ini sebenarnya bisa saja asalkan pihak hotel mengijinkannya.
Berikut ini adalah contoh untuk menanyakan perihal apakah bisa memesan kamar untuk 2 orang dewasa namun diisi dengan tambahan satu anak kecil berusia 6 tahun.
“Dear [Hotel Name],
Would it be possible for me to stay with my child, who is under 6 years old, in a double room intended for 2 adults?
Additionally, if I book this room, would the hotel be willing to approve the agreement required for my Umrah visa? “
Jika pihak hotel setuju dengan jumlah tamu yang menginap, maka kamu bisa membayar penuh pesanan tersebut (jika belum) kemudian mulai melakukan pengajuan visa umroh. Jangan lupa memberikan informasi persetujuan pihak hotel ini kepada provider visa.
Waktu Terbaik untuk Kontak Hotel
Waktu terbaik untuk menghubungi pihak hotel ada di jam kerja. Meskipun kita tidak tahu dengan jam kerja staf hotel yang bertanggung jawab untuk approval agreement ini, lebih aman kita mengambil jam umum saja, yaitu jam 9 siang sampai 5 sore waktu Arab Saudi.
Perlu diingat, beda waktu dengan negara kita adalah 4 jam dibelakang WIB. Jadi disarankan menghubungi pihak hotel dari Indonesia mulai pukul 13:00 sampai dengan pukul 21:00 WIB.
Ada keuntungan sendiri ketika kamu menghubungi saat jam kerja, karena waktu itu staf hotel akan lebih responsif karena memang sedang bertugas. Selain itu, email/pesanmu akan masuk akan mudah ternotice oleh staf hotel karena tidak tenggelam oleh email/pesan sebelumnya.
