Seperti yang kita ketahui, mulai tahun 1447H, pengajuan Visa Umrah terlebih dahulu harus melalui proses Nusuk Agreement Approval yang harus dilakukan oleh manajemen hotel (kita singkat saja menjadi approval hotel). Jadi, sesuai regulasi yang berlaku di Arab Saudi proses penerbitan visa tidak akan bisa dilanjutkan tanpa melalui proses ini.
Regulasi baru ini tentu menjadi tantangan tersendiri bagi mereka yang ingin melakukan umroh secara mandiri atau private. Karena mereka memesan kamar secara mandiri melalui platform OTA (seperti Trip.com, Agoda, Booking.com), artinya mereka juga harus berusaha sendiri untuk menghubungi hotel untuk meminta approval.
Proses approval hotel meliputi menemukan kontak dari hotel (email/whatsapp/call), meminta agreement kepada provider visa, komunikasi dengan hotel untuk approval. Simple memang tapi membutuhkan waktu dan kesabaran jika kebetulan bertemu dengan manajemen hotel yang kurang komunikatif.
Berikut ini beberapa tantangan yang mungin akan kamu hadapi saat akan meminta approval dari pihak hotel.
1. Ada kontak tapi sama sekali tidak bisa dihubungi
Saya sendiri pernah mengalaminya ketika membantu meminta approval dari Hotel Taiba Front. Email ada, sudah berhasil kirim agreement via email. Namun tidak ada balasan sama sekali hingga berhari-hari. Dihubungi via Whatsapp juga cuman centang dua, tidak ada jawaban. Mungkin waktu itu lagi apes aja di cuekin, mungkin kedepannya hotel ini bisa lebih responsif.
Hal ini umum terjadi di hotel bintang tiga kebawah, atau hotel yang kurang terkenal. Bisa dimaklumi karena kualitas manajemen mereka tidak sebagus hotel dengan standar diatasnya. Kemungkinan mereka tidak memiliki staf yang bisa diberi tanggung jawab untuk mengurus approval pengunjung, apalagi yang mandiri.
2. Tidak menerima approval dari pembelian online
Ini berdasarkan pengalaman salah satu teman yang mengatakan jika dia tidak bisa meminta approval di karenakan kebijakan hotel yang tidak mau melayani approval agreement dari pembelian kamar secara online di Hotel Golden Tulip Al-Zahabi Madinah. Padahal sudah memesan kamar yang tidak bisa di cancel dan non-refundable.
Jadi kelihatannya hotel ini tidak welcome untuk mereka yang ingin umroh mandiri, hanya melayani jamaah umrah dalam grup besar atau tamu yang melakukan pemesanan langsung ke hotel (walk-in guest)
3. Hanya bisa konfirmasi booking beberapa hari sebelum check-in
Untuk bisa melakukan approval agreement, pesanan kamar hotel yang kita pesan melalui OTA harus sudah terkonfirmasi (confirmed). Yang artinya pesanan tersebut sudah masuk di sistem reservasi milik hotel. Sayangnya, tidak semua pesan kita di OTA otomatis terkonfirmasi.
Contohnya saat saya membantu approval untuk pesanan di salah satu OTA, setelah kontak hotel dan meminta konfirmasi dengan menyertakan bukti booking di OTA yang sudah terbayar. Namun setelah di cek pihak hotel tidak menemukan pesanan tersebut di sistem reservasi mereka.
Setelah menanyakan ke pihak OTA kenapa pesanan tersebut belum ditemukan di sistem hotel? Mereka menjawab jika pesanan ini hanya bisa dikonfirmasi sekitar H-5 sebelum check-in, karena ternyata OTA mendapatkan kamar tersebut dari pihak ketiga (supplier). Ini membuat approval tidak bisa dilakukan karena waktunya yang sangat terbatas.
4. Hotel tidak mau approve agreement jika tamu tidak dimasukkan semua
Hal ini pernah aku alami sendiri ketika membantu approval di Hotel Marriot Jabal Omar Makkah. Satu keluarga umroh dengan total 5 orang (3 dewasa dan 2 anak balita). Namun saat memesan mereka hanya input 3 dewasa saja (tanpa anak), alasannya tidak ada kamar tersedia jika anak ikut dimasukkan.
Saat menghubungi pihak hotel dan menanyakan hal ini, manajemen hotel mengatakan jika anak-anak gratis menginap, tapi untuk approval agreement Nusuk mereka meminta semua keluarga dimasukkan dalam pesanan, yang mana itu tidak mungkin karena tidak ada kamar yang muat 5 orang.
5. Tidak bisa konfirmasi karena pembayaran belum ditarik hotel
Masalah ini sering terjadi saat kamu melakukan pemesanan langsung (direct booking atau tanpa melalui OTA) melalui platform yang dikembangkan sendiri oleh manajemen hotel seperti ALL Accor, Marriott Bonvoy, Hotels by Hilton, IHG Hotels and Resorts, Hyatt Reservation, Jumeirah dan lain-lain.
Keunikan dari sistem pembayaran mereka adalah ketika kamu pesan kamar (bahkan untuk yang tipe kamar Pay Now, No Cancellation, Non Refundable) pembayaran tidak akan ditarik langsung oleh hotel. Mereka akan menunggu beberapa hari sebelum tanggal check-in, bahkan ada yang baru ditagih satu hari sebelum tanggal check-in.
Tentu sistem pembayaran seperti ini tidak cocok ketika digunakan untuk pengajuan visa umroh yang didalamnya terdapat prosedur approval hotel.
Bagaimana solusinya?
Untuk masalah nomor 1 sampai dengan 4, solusi yang paling mudah adalah dengan mencoba melakukan pembatalan pesanan yang telah kamu buat di OTA dan menggantinya dengan booing kamar di hotel lainnya.
Jika kamu pesan kamar dengan free cancellation pembatalan ini tentu mudah untuk dilakukan. Namun akan sulit bahkan mustahil jika pesananmu merupakan pesanan yang tidak bisa dibatalkan atau non-refundable. Namun sebenarnya, pada kasus tertentu pihak OTA terkadang akan mengijinkanmu melakukan pembatalan jika hotel sama sekali tidak bisa dihubungi, meskipun butuh waktu untuk memproses pembatalannya.
Pada kasus yang saya dan teman-teman alami sendiri untuk nomor 1 – 4, solusi yang tercepat adalah dengan menggunakan BRN dari provider visa, meskipun harus menambah sedikit biaya untuk pembelian BRN ini. Dengan BRN ini approval dari hotel yang bermasalah bisa dilewati dan langsung menuju proses selanjutnya yaitu penerbitan visa.
Hubungi agen provider visa yang kamu gunakan untuk menanyakan tentang kemungkinan penggunaan BRN ini pada pengajuan visa umrahmu.
Tips
Berencana umroh mandiri tapi masih bingung persyaratan visa, booking hotel, transportasi atau lainnya? Kamu bisa hubungi langsung kami via Whatsapp atau melalui direct message sosial media.
Kemudian, untuk solusi dari masalah nomor 5 dimana pembayaran booking kamar yang kamu pesan belum ditarik (charged) secara penuh oleh hotel. Solusinya adalah dengan menghubungi pihak hotel untuk mengirimkan link pembayaran untuk kamar yang telah dipesan, setelahnya lakukan pembayaran segera.
Setelah lunas, pesananmu akan terkonfirmasi dan terbayar penuh sehingga bagian reservasi akan dengan senang hati melakukan approval Nusuk Agreement yang kamu kirimkan.
Proses menghubungi hotel dan permintaan approval pada pengajuan visa umrah untuk perjalanan mandiri/private bisa dilakukan sendiri. Namun jika kamu kebetulan melakukan pengajuan pada agen provider visa yang tepat, mereka akan menawarkan bantuan untuk hal ini tanpa tambahan biaya atau gratis.
